可能导致运营效率低下的 4 个隐藏问题

两位同事使用笔记本电脑进行协作。他们身后的背景是一幅五颜六色的抽象画。尽管有最好的意图,但效率低下的每一天都会溜进我们的工作日 bob手机登陆,默默无闻。结果,浪费了时间和精力,增加了成本并降低了生产力。虽然每个团队都不同,但我们认为下面列出的一个(或多个)问题很可能会影响您团队今天的效率。

1、缺乏标准化

如果没有清晰、可重复和记录在案的流程,企业就有可能为运营浪费敞开大门。在没有标准化流程的情况下,员工只能自己弄清楚如何完成任务。因此,团队中的每个人都可能以稍微不同的方式完成相同的工作。

在缺乏标准化的环境中,员工在入职期间通常不会接受统一标准的培训。相反,他们会通过工作见习和在职培训来了解一名(或多名)终身同事如何完成工作。发生这种情况时,工作完成方式的差异将开始蔓延到运营中。随着时间的推移,随着工作职责的详细信息被传递给新来的团队成员,它们会逐渐被个人方法和保持井井有条的方式(笔记、存档电子邮件、Excel 宏等)改变。虽然流程看起来是“标准化的”,因为工件在团队中被迭代地创建、发展和共享,但明显缺乏深思熟虑的设计、监督,最重要的是,缺乏执行。因此,没有要求所有员工都必须遵循一个共同的标准。

如果没有标准化,员工可能会落入一些常见的、产生废物的陷阱。除了弄清楚如何完成某些活动所需的额外时间外,我们经常看到员工展示过度处理和处理不足的情况——每一种情况都以自己的方式产生浪费。

过度加工者会犯错误,将他们的工作镀上一层金,在他们的输出上投入太多精力,并且浪费时间过度交付手头的任务。虽然这可能有助于确保单个客户(内部或外部)对结果感到满意,但并不能保证需要或什至赞赏额外的努力。但是,可以保证的是,额外的工作会给任务增加不必要的时间,并降低员工及其团队的效率。相反,处理不足的人则完全相反。在缺乏标准化流程的情况下,加工不足的人会犯下偷工减料的错误,以快速完成工作,而不是达到标准的质量水平。当这种情况发生时,缺陷以及随后的投诉通常会随之而来。不足为奇的是,由于返工和管理来自客户的负面反馈需要付出额外的努力,处理不足的人会造成浪费。

2. 应用程序的激增

通常,团队使用过多的应用程序来完成他们的工作。尽管有简化流程和让生活更轻松的预期目标,但过于强大的技术堆栈通常会使工作流程复杂化并导致浪费。

2018 年的一项研究由 飞马系统 分析了一组运营支持人员近 500 万小时的实时桌面活动,发现平均员工每天在 35 个应用程序之间切换超过 1,100 次!毫不奇怪,报告发现这些员工每天还平均完成 134 次复制粘贴bob手机登陆(这是许多团队都非常熟悉的)。将这些发现乘以整个bob手机登陆,不难看出为什么不规则的应用程序列表会影响效率。

然而,软件的扩散是许多企业面临的一个问题,并且可能由于一些看似无害的原因而发生。例如,一个遗留应用程序可能由于其复杂性而没有被替换,现在需要补充一些额外的工具(宏、数据库等)来扩展功能并满足不断变化的业务需求。也许您的组织采用了采购“同类最佳”解决方案而不是集成选项的策略,从而增加了正在使用的应用程序的总数。或者,您组织中的不同团队可能被授权在集中监督之外采购软件,最终导致冗余(以 Zoom、Microsoft Teams 和 GoToMeeting 会议为例)。

不管是什么原因,具有讽刺意味的是:旨在提高团队效率的技术往往适得其反。在这些情况下,由于在多个应用程序之间进行常规切换所需的运动,会产生浪费。这种“应用程序竞争”可能需要查找跨系统分散的信息,剪切和粘贴完成任务所需的数据,或者调查在广阔的系统环境中可能发生的潜在故障。随着时间的推移,所有这些额外的点击,更不用说重新定位到不同应用程序所花费的额外时间,可能会加起来,经常导致整个团队浪费大量的时间和精力。

3、职责分工不明确

尽管看起来很忙,但您的团队可能没有在做他们应该做的事情。相反,他们可能会支持一连串超出其已定义任务的请求。

它通常很天真地开始;您的团队收到的请求超出了您的常规职责范围。它应该像拒绝请求或将请求者重定向到其他地方一样简单。然而,经过一些内部审议——通常是来自商业伙伴的压力——你决定承担额外的任务。唯一的问题是,这样的情况很少“一次性完成”,并且很容易成为团队一切照常运营的常规部分,从而使团队成员远离他们的主要职责。随着时间的推移,处理临时请求的过于宽松的方法可能会对您的团队及其支持的工作量产生重大影响。

如果不加以管理,临时请求将迅速削弱团队生产力,并使员工和经理士气低落。在这些情况下,团队由于生产过剩而有效地制造了浪费,完成了超出其规定任务范围的工作。根据我们的经验,我们经常听到高层和执行领导普遍抱怨他们的团队看起来很忙,但他们不知道自己在做什么;在这些情况下,大量的临时请求可能是罪魁祸首。由于这些请求经常被“私下”收到,因此很少被跟踪。因此,随着团队逐渐无法同时支持可见和不可见的工作负载,它们很快就会出现问题。此外,团队经理在年度资源规划练习中可能会因为他们无法准确量化为什么需要额外资源而拒绝增加员工人数的请求而感到沮丧,从而进一步加剧了问题。可悲的是,这是我们经常看到的情况。

4. 定义不明确的决策权

团队可能会因等待业务合作伙伴的明确指示而陷入困境。模糊的决策权会迅速导致内部冲突和流程瓶颈。

许多运营团队面临着太多人参与决策的挑战。通常,当流程需要高度协作和利益相关者参与时,就会出现这些情况。随着多个团队的加入,出现了灰色区域,并且关于谁有权做出决策的模糊性进入了画面。发生这种情况时,您的团队可能会发现自己面临两个截然不同的挑战。一方面,具有不同观点的多个利益相关者可能会对特定决定提出要求。在这种情况下,通常会出现冲突,而您的团队可能处于冲突的中心,努力在风暴中度过一个合适的结论。或者,由于对不良结果负责的内在风险,决策权缺乏明确性可能导致绝对没有人愿意做出最终决定。在这种情况下,您的团队可能会再次陷入困境。然而,在这种情况下,困难在于找到有权提供指导的人。

决策权缺乏明确性可能会使生产力陷入停顿。由于在团队获得明确方向之前等待内部冲突和挑战得到解决,这会造成浪费。一旦团队收到指示,通过延迟工作可能会在流程的后期出现进一步的瓶颈。由于大多数员工在等待时自然会承担额外的工作,因此如果(并且通常是何时)所有东西都同时出现,他们可能会面临管理数量激增的挑战。如果发生这种情况,您的员工可能难以跟上他们的工作量,并且可能会因匆忙和犯错误而进一步加剧问题,从而影响质量,从而以缺陷和返工的形式导致额外的浪费。

虽然效率低下无处不在,但对于未经训练的人来说可能并不明显。上述挑战只是低效率潜入您的运营并日复一日地造成浪费的几种方式。如果这些问题引起您的共鸣,并且您想了解更多关于 Burnie Group 如何帮助诊断和设计改进的bob手机登陆,请联系我们进行介绍。

By: 布雷特·麦卡弗里, 战略与运营高级参与经理

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